Zarządzenie nr 27/10

Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach

z dnia 31 grudnia 2010 r 

w sprawie zapewnienia funkcjonowania systemu kontroli zarządczej

w Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach

 

Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych       ( Dz. U. 157, poz. 1240, z 2010 r., nr 28, poz. 146, nr 96, poz. 620, nr 123, poz. 835, nr 152, poz. 1020 ) oraz § 18 Regulaminu Organizacyjnego Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach, stanowiącego załącznik do Uchwały Nr 311/06 Zarządu Powiatu w Mogilnie z dnia 3 lutego 2006r.

zarządza się, co następuje :

§ 1

  1. Kontrola zarządcza stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy we wszystkich aspektach funkcjonowania jednostki.
  2. Kontrola zarządcza obejmuje:

a)      prowadzenie działań zgodnie z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,

b)      zapewnienie wiarygodności sprawozdań,

c)      prowadzenie skutecznych i efektywnych działań,

d)      ochronę zasobów oraz stosowanie  fizycznych środków kontroli nad majątkiem,

e)      przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania,

f)        odpowiedni przydział zadań dla pracowników stosownie do posiadanych przez nich zakresów czynności, ich kwalifikacji i cech osobistych,

g)      bieżące aktualizowanie zakresów czynności pracowników i upoważnień,

h)      rozdzielenie funkcji decyzyjnych, kontrolnych i operacyjnych,

i)        zapewnienie efektywności i skuteczności przepływu informacji,

j)        monitoring działań,

k)      zarządzanie ryzykiem.

  1. Kierownicy komórek organizacyjnych Domu Pomocy Społecznej zapewniają skuteczność kontroli zarządczej poprzez realizację ustalonych procedur, zasad etycznych, mechanizmów organizacyjnych oraz system zarządzania ryzykiem, o których mowa w  § 1 ust. 2 z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej oraz ogólnie obowiązujących przepisów prawa.
  2. Zobowiązuje się wszystkich kierowników komórek organizacyjnych Domu Pomocy Społecznej do zapewnienia i przestrzegania kontroli zarządczej, w tym zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny  i terminowy we wszystkich procesach zachodzących w jednostce.

§ 2

System kontroli zarządczej jest to zintegrowany zbiór elementów i czynności kontrolnych, obejmujących :

1)      samokontrolę – przez którą należy rozumieć kontrolę własnej pracy przez każdego pracownika,

2)      kontrolę funkcjonalną – przez co należy rozumieć kontrolę wykonywaną przez pracowników w ramach powierzonych im obowiązków pracowniczych oraz kontrolę wykonywaną w ramach nadzoru przez osoby pełniące funkcje kierownicze,

3)      kontrolę instytucjonalną – przez co należy rozumieć kontrolę wykonywaną   w szczególności przez RIO, NIK, Wydział Polityki Społecznej Kujawsko – Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego, Sąd Rejonowy, Urząd Skarbowy, ZUS, Inspekcje Sanitarną, Wydział Finansowy Starostwa Powiatowego oraz kontrolę wewnętrzną.

§ 3

Przedmiotem kontroli jest ocena stanu faktycznego na podstawie następujących kryteriów :

1)      legalności ( zgodności z prawem ) – polega na badaniu, czy działalność jednostki prowadzona jest zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,

2)      rzetelności ( zgodności dokumentacji ze stanem faktycznym ) – wymaga ustalenia, czy wszystkie operacje gospodarcze są właściwie udokumentowane, czy dowody księgowe, będące podstawą zapisu w księgach rachunkowych są opisywane w sposób umożliwiający identyfikację zadania i zostały sprawdzone przed ich zaksięgowaniem przez odpowiednie służby oraz czy stosowane w Domu Pomocy Społecznej zasady rachunkowości zapewniają rzetelne, jasne przedstawienie sytuacji  majątkowej i finansowej,

3)      celowości – polega na badaniu, czy działalność Domu Pomocy Społecznej jest zgodna z przyjętymi celami, wynikającymi z zatwierdzonych planów działalności,

4)      gospodarności – pozwala ocenić, czy zadania Domu Pomocy Społecznej realizowane są oszczędnie, wydajnie i efektywnie, obowiązuje tu zasada maksymalizacji efektów    z poniesionych nakładów finansowych z równoczesną ich minimalizacją w sposób umożliwiający terminową realizację zadań oraz w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

§ 4

Procedury kontroli Domu Pomocy Społecznej zawarte są między innymi w :

- Regulaminie Organizacyjnym Domu Pomocy Społecznej, stanowiącym załącznik do Uchwały Nr 311/06 Zarządu Powiatu w Mogilnie z dnia 3 lutego 2006r

- Zarządzeniu Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach nr 11/04 z dnia 12.10.2004r. w  sprawie wprowadzenia Instrukcji Kancelaryjnej oraz Rzeczowego Wykazu Akt z późn. zm.

- Zarządzeniu Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach nr 4/05 z dnia 19.01.2005 r. w sprawie przyjęcia polityki  rachunkowości,

- Zarządzeniu Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach nr 21/06 z dnia 24.04.2006 r. w sprawie trybu postępowania z depozytami wartościowymi Mieszkanek Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach z późn. zm

- Zarządzeniu Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach nr 54/06 z dnia 29.12.2006 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Komisji Przetargowej Domu Pomocy Społecznej  w Siemionkach

- Zarządzeniu Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach nr 41/2007 z dnia 15.11.2007 r. w sprawie przyjęcia regulaminu wewnętrznej kontroli finansowej

- Zarządzeniu Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach nr 49/07 z dnia 31.12.2007 r. w sprawie wprowadzenia polityki jakości z późn. zm.

- Zarządzeniu Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach nr 27/08 z dnia 8.07.2008 r. w sprawie wprowadzenia regulaminu zamówień publicznych o wartości poniżej 14.000 euro

- Zarządzeniu Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach nr 4/09 z dnia 19.03.2009r. w sprawie ustalenia regulaminu oceny kwalifikacyjnej pracowników Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach.

- Zarządzeniu Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach nr 11/09 z dnia 12.06.2009 r. w sprawie struktury wewnętrznej komórek organizacyjnych Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach oraz szczegółowego zakresu ich działania

- Zarządzeniu Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach nr 14/09 z dnia 12.06.2009r. w sprawie określenia zasad podpisywania pism i dokumentów oraz wzorów pieczęci używanych w Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach, a także zasad ich przechowywania z późn. zm.

- Zarządzeniu Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach nr 04/10 z dnia 15.03.2010 r. w sprawie wprowadzenia Kodeksu Etyki pracowników samorządowych zatrudnionych w Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach

§ 5

Kontrola finansowa jest elementem kontroli zarządczej i obejmuje :

1)      zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków,

2)      badanie i porównywanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobieranie  i gromadzenie środków publicznych, zaciąganie zobowiązań finansowych i dokonywanie wydatków ze środków publicznych, udzielanie zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych

3)      prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur kontroli.

§ 6

Zasady dokonywania wydatków :

1)      wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokości ustalonej w planie finansowym

2)      realizacja wydatków następuje zgodnie z  przepisami ich dotyczącymi,

3)      wydatków dokonuje się w sposób celowy i oszczędny; obowiązuje zasada uzyskiwania najlepszych efektów z poniesionych nakładów finansowych, które muszą jednak umożliwić terminową realizację zadań oraz być w wysokości wynikającej  z wcześniej zaciągniętych zobowiązań,

4)      zakupów dostaw, usług i robót budowlanych dokonuje się na zasadach określonych    w przepisach ustawy Prawo zamówień publicznych,

5)      przy realizacji zadań wieloetapowych ( wydatków wieloetapowych ), rozpoczęcie kolejnego etapu programu musi być poprzedzone wnikliwą analizą i oceną efektów uzyskanych w etapach poprzednich.


§ 7

W procedurach kontroli wydatków uczestniczą :

1)   kierownicy komórek organizacyjnych, którzy odpowiadają za wewnętrzną kontrolę wydatków pod względem merytorycznym, zgodności z planem finansowym, przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, jak również obowiązującymi uregulowaniami wewnętrznymi wydanymi w formie zarządzeń,

2)   pracownicy  komórek merytorycznych, którzy odpowiadają za należyte przygotowanie i prowadzenie powierzonych spraw – zgodnie z obowiązującym prawem i szczegółowymi uregulowaniami wewnętrznymi, w tym kompletnością dokumentów i dowodów księgowych ich dotyczących

3)   pracownicy pionu finansowo-księgowego, którzy odpowiadają za kontrolę dowodów finansowo-księgowych pod względem formalno-rachunkowym.

§ 8 

Wstępna ocena celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków prowadzona jest od momentu zgłoszenia potrzeby wydatkowania środków publicznych   w formie wniosku lub propozycji do momentu podjęcia stosownej decyzji przez Dyrektora Domu Pomocy Społecznej lub osobę upoważnioną. Jest ona dokonywana w ramach kontroli funkcjonalnej.

§ 9

Wstępna ocena celowości dokonania wydatków majątkowych dokonywana jest przez kierowników komórek merytorycznych i pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach pracy na etapie sporządzania projektu planu finansowego.

§ 10

Wstępna ocena wydatków związanych z bieżącym funkcjonowaniem Domu Pomocy Społecznej dokonywana jest przez Dyrektora oraz Głównego Księgowego i polega na ocenie :

1)      czy wydatek mieści się w planie finansowym, w wysokości przewidywalnej do wydatkowania ( czy wydatkowanie tej kwoty nie spowoduje przekroczenia  w ogólnym rozliczeniu planowanego limitu tych wydatków )

2)     czy przeprowadzono analizę kosztów i potrzeb będących podstawą podjęcia decyzji o potrzebie poniesienia wydatków, a jej wyniki uzasadniają jego dokonanie.

§ 11 

Wstępna ocena celowości planowanych zobowiązań i wydatków inwestycyjnych dokonywana jest przez Dyrektora oraz Głównego Księgowego Domu Pomocy Społecznej na etapie przygotowywania projektu planu finansowego.

§ 12 

Negatywna ocena celowości zaciągnięcia zobowiązania powodującego konieczność wydatkowania środków publicznych stanowi przesłankę do jego niezaciągnięcia.

§ 13

Kontrola procesów pobierania i gromadzenia dochodów oznacza w szczególności kontrolę terminowości wpływu należności na rzecz Domu Pomocy Społecznej oraz podejmowanie niezbędnych czynności windykacyjnych.

§ 14

Kontrolę gospodarki składnikami  majątkowymi przeprowadza się w szczególności poprzez okresowe inwentaryzowanie stanu aktywów i pasywów jednostki ( w terminach i na zasadach określonych w instrukcji inwentaryzacyjnej ). Obejmuje ona także wykonywaną przez Dyrektora Domu Pomocy Społecznej lub osobę przez niego upoważnioną doraźną kontrolę zabezpieczenia mienia przed zniszczeniem, uszkodzeniem i kradzieżą.

§ 15

Kontrola zarządcza opiera się również na ocenie projektów umów, porozumień i zarządzeń Dyrektora Domu Pomocy Społecznej pod względem formalno-prawnym, dokonywanej przez radcę prawnego.

§ 16

Zatwierdzenie przez Dyrektora Domu Pomocy Społecznej lub osobę przez niego upoważnioną wydatku może nastąpić po stwierdzeniu zachowania procedur określonych niniejszym  zarządzeniem, jak  również   innymi ,  obowiązującymi  w  sprawie   zarządzeniami, instrukcjami i regulaminami wewnętrznymi.

§ 17

Zobowiązuje się kierowników komórek organizacyjnych Domu Pomocy Społecznej do zapoznania podległych im pracowników z treścią niniejszego zarządzenia.

§ 18 

Zarządzenie wchodzi z dniem podpisania.