ZARZĄDZENIE NR 11/09
z dnia 12 czerwca 2009r.
DYREKTORA DOMU POMOCY SPOŁECZNEJ W SIEMIONKACH
w sprawie struktury wewnętrznej komórek organizacyjnych Domu Pomocy Społecznej
w Siemionkach oraz szczegółowego zakresu ich działania
Na podstawie §25 Regulaminu Organizacyjnego Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach stanowiącego załącznik do Uchwały Nr 311/06 Zarządu Powiatu w Mogilnie z dnia 3 lutego 2006r. z późn. zm.
zarządza się, co następuje :
Przepisy ogólne
§1
1. Zarządzenie określa szczegółowy zakres działania i strukturę organizacyjną poszczególnych komórek organizacyjnych Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach.
2. Przez użyte w zarządzeniu i stanowiących jego integralną część załącznikach określenia należy rozumieć :
1) struktura wewnętrzna – układ i wzajemne zależności między poszczególnymi jej komórkami organizacyjnymi oraz jednoosobowymi stanowiskami pracy określonymi w Regulaminie Organizacyjnym Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach,
2) struktura stanowiskowa – dane określające nazwy stanowisk przyporządkowane do odpowiednich komórek organizacyjnych oraz jednoosobowych stanowisk pracy wynikających ze struktury wewnętrznej DPS.
3) DPS – Dom Pomocy Społecznej w Siemionkach.
Szczegółowa organizacja
§2
Schemat struktury wewnętrznej oraz struktury stanowiskowej komórek organizacyjnych określają następujące załączniki do niniejszego zarządzenia :
1) struktura wewnętrzna Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach – załącznik nr 1,
2) struktura stanowiskowa Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach – załącznik nr 2.
§3
1. Tworząc strukturę organizacyjną DPS uwzględniono :
1) wymogi sprawności działania w realizacji zadań wynikających z ustaw i aktów wykonawczych,
2) specjalizację zadań oraz sprawność i ciągłość ich realizacji, czym należy kierować się również podczas wprowadzania w nich zmian i przekształceń.
2. Wprowadza się następujące oznaczenia literowo-cyfrowe poszczególnych stanowisk i komórek organizacyjnych DPS, służące do oznaczania korespondencji sporządzanej przez pracowników tam zatrudnionych :
1) Dyrektor DPS – DD,
2) Zastępca Dyrektora –ZD,
3) Dział Terapeutyczno-Opiekuńczy – TO1,
4) Dział Organizacji i Żywienia -TO2,
5) Dział Finansowy – FI,
6) Stanowisko do spraw Kadr i Zamówień Publicznych – ZP
7) Radca Prawny – RP,
8) Kapelan – KD.
Zakresy działania poszczególnych komórek organizacyjnych i stanowisk pracy
§4
1. Do zakresu działania Zastępcy Dyrektora należy w szczególności :
1) nadzór nad pracą podległego Działu Terapeutyczno-Opiekuńczego oraz Działu Organizacji i Żywienia,
2) opracowywanie zakresu zadań dla podległego personelu,
3) Inicjowanie i wdrażanie zadań Domu zmierzających do realizacji jego statutowych celów, przepisów prawa zaleceń odpowiednich służb.
4) Zastępowanie Dyrektora Domu w czasie jego nieobecności oraz po wcześniejszym uzyskaniu upoważnienia Dyrektora Domu.
5) Wykonywanie obowiązków i zadań bezpośrednich podwładnych w przypadku ich nieobecności.
6) Zapewnienie dostępu Mieszkanek Domu do praktyk religijnych w zależności od wyznania.
7) Niezwłoczne reagowanie na zgłoszone przez Mieszkanki problemy, informowanie o nich Dyrektora Domu oraz inicjowanie i nadzór nad procesem ich rozwiązywania,
8) Inicjowanie oraz nadzór nad przygotowywaniem, przebiegiem, i rozliczeniem imprez, których organizatorem lub uczestnikiem jest Dom,
9) sporządzanie planów, sprawozdań, analiz z działalności Domu, poszczególnych działów itp.
10) właściwe organizowanie życia mieszkańców Domu,
11) inicjowanie zarządzeń porządkowych i organizacyjnych usprawniających działanie Domu.
2. Do zakresu działania Działu Terapeutyczno-Opiekuńczego należy w szczególności :
1) udzielanie Mieszkankom Domu pomocy w podstawowych czynnościach życiowych,
2) budowanie właściwych relacji miedzy Mieszkankami i personelem Domu,
3) zapewnienie Mieszkankom Domu stałej łączności z pracownikami pierwszego kontaktu,
4) współdziałanie z Mieszkankami Domu w rozwiązywaniu problemów bezpośrednio ich dotyczących,
5) stymulowanie rozwoju zainteresowań Mieszkanek Domu przez organizowanie różnych form zajęć kulturalnych, oświatowych oraz rekreacyjnych (indywidualnych i grupowych),
6) zapewnienie Mieszkankom Domu warunków do swobodnego praktykowania własnej religii,
7) utrzymanie osobistego lub korespondencyjnego kontaktu z rodzinami Mieszkanek Domu (i innymi osobami zainteresowanymi) oraz zapewnienie Mieszkankom osobistych kontaktów z w/w i społecznością lokalną,
8) czuwanie nad należytym przestrzeganiem przez Mieszkanki regulaminów Domu,
9) zawiadamianie Policji w przypadkach samowolnego opuszczania Domu przez Mieszkanki na okres dłuższy niż 24 godziny,
10) organizowanie i koordynowanie pracy zespołu terapeutyczno– opiekuńczego i pracowników pierwszego kontaktu,
11) opracowanie Indywidualnych Planów Wsparcia Mieszkanek Domu oraz czuwanie nad ich realizacją,
12) prowadzenie stosownej dokumentacji dotyczącej Mieszkanek Domu,
13) wprowadzanie nowych Mieszkanek do społeczności Domu oraz zapoznawanie ich z obowiązującymi regulaminami, uprawnieniami i obowiązkami,
14) utrzymanie porządku w pomieszczeniach użytkowanych przez Mieszkanki,
15) zapewnienie odpowiedniego wyposażenia w sprzęt pomocniczy, ułatwiający funkcjonowanie na terenie Domu i w jego otoczeniu oraz dbałość o jego stan techniczny,
16) udzielanie Mieszkankom pomocy w zaspokajaniu potrzeb fizjologicznych oraz utrzymaniu higieny osobistej,
17) troska i odpowiedzialność za bezpieczeństwo Mieszkanek,
18) dbałość i stworzenie Mieszkankom optymalnych warunków bytowania oraz ochrona powierzonego mienia stanowiącego własność Domu i Mieszkanek,
19) organizowanie świąt, uroczystości okazjonalnych oraz imprez artystycznych dla Mieszkanek Domu, takich jak wystawy, koncerty, spotkania, konkursy, wieczorki poetyckie, itp.
20) prowadzenie biblioteki Domu, dbanie o jej rozwój oraz zachęcanie Mieszkanek do czytania książek i prasy codziennej, a także przygotowanie i wydawanie własnych materiałów i publikacji.
21) zapewnienie właściwych warunków sanitarno – epidemiologicznych na terenie Domu,
22) organizowanie współpracy z Radą Mieszkańców Domu,
23) współpraca z organizacjami pozarządowymi oraz instytucjami rządowymi i samorządowymi,
24) umożliwienie Mieszkankom korzystania z usług lekarza pierwszego kontaktu oraz lekarzy specjalistów,
25) pomoc Mieszkankom Domu w realizacji zleceń lekarskich,
26) zapewnienie Mieszkankom transportu na konsultacje do lekarzy specjalistów oraz właściwej opieki w czasie ich trwania,
27) zapewnienie Mieszkankom Domu usług pielęgnacyjnych i opiekuńczych w zakresie adekwatnym do ich stanu zdrowia,
28) zapewnienie Mieszkankom Domu leków, środków opatrunkowych, itp. wg wskazań lekarza zgodnie z obowiązującymi przepisami,
29) podnoszenie sprawności fizycznej Mieszkanek Domu poprzez systematyczne planowanie i realizacje indywidualnych programów rehabilitacyjnych z wykorzystaniem zaplecza fizykoterapeutycznego Domu,
30) właściwe prowadzenie dokumentacji dotyczącej bieżącego funkcjonowania Działu,
31) zapewnienie bezpiecznego przechowywania środków pieniężnych i przedmiotów wartościowych Mieszkanek,
32) zapewnienie przestrzegania praw Mieszkanek oraz dostępności do informacji o tych prawach, a także sprawne załatwianie skarg i wniosków składanych przez Mieszkanki,
33) włączanie Mieszkanek do czynnego uczestnictwa w pracach Stowarzyszenia na Rzecz Wspierania Osób z Zaburzeniami Psychicznymi “Szansa” z siedzibą w DPS Siemionki,
34) promowanie twórczości artystycznej Mieszkanek i umożliwianie im sprzedaży wykonanych przez nie prac m.in. na aukcjach internetowych,
35) współdziałanie z pracownikami innych Działów,
36) współdziałanie z organami państwowymi, samorządowymi i organizacjami społecznymi,
37) przygotowywanie ocen, analiz, informacji oraz innych materiałów dla potrzeb zwierzchników służbowych,
3. Do zakresu działania Działu Organizacji i Żywienia należy w szczególności :
1) budowanie właściwych relacji miedzy Mieszkankami i personelem Domu,
2) zapewnienie Mieszkankom Domu stałej łączności z pracownikami pierwszego kontaktu
3) utrzymanie porządku w pomieszczeniach użytkowanych przez Mieszkanki,
4) zapewnienie odpowiedniego wyposażenia w sprzęt pomocniczy, ułatwiający funkcjonowanie na terenie Domu i w jego otoczeniu oraz dbałość o jego stan techniczny,
5) troska i odpowiedzialność za bezpieczeństwo Mieszkanek,
6) dbałość i stworzenie Mieszkankom optymalnych warunków bytowania oraz ochrona powierzonego mienia stanowiącego własność Domu i Mieszkanek,
7) zapewnienie właściwych warunków sanitarno – epidemiologicznych na terenie Domu,
8) współdziałanie z pracownikami innych Działów,
9) współdziałanie z organami państwowymi, samorządowymi i organizacjami społecznymi,
10) zapewnienie Mieszkankom całodziennego wyżywienia zgodnie z zasadami określonymi w powszechnie obowiązujących w tym zakresie przepisach,
11) przygotowywanie ocen, analiz, informacji oraz innych materiałów dla potrzeb zwierzchników służbowych,
12) prowadzenie obsługi organizacyjno-technicznej w dziedzinach :
a) łączności i środków transportu,
b) infrastruktury i wyposażenia DPS,
c) gospodarki magazynowej,
13) realizowanie spraw związanych z zaopatrzeniem DPS w niezbędne produkty żywnościowe i wyposażenie,
14) prowadzenie obsługi organizacyjnej Komisji Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
15) przygotowywanie analiz działalności DPS dla potrzeb zwierzchników służbowych,
16) obsługa funkcji reprezentacyjnych Dyrektora DPS,
17) obsługa sekretarsko – biurowa Dyrektora DPS,
18) organizacja obiegu dokumentów w DPS,
19) prowadzenie archiwum i kancelarii głównej DPS,
20) przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz p.poż.,
21) bieżące informowanie pracodawcy o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych, wraz z wnioskami zmierzającymi do usuwania tych zagrożeń,
22) sporządzanie i przedstawianie pracodawcy, co najmniej raz w roku, okresowych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy zawierających propozycje przedsięwzięć technicznych i organizacyjnych mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy,
23) udział w opracowywaniu planów modernizacji i rozwoju zakładu pracy oraz przedstawianie propozycji dotyczących uwzględnienia w tych planach rozwiązań techniczno-organizacyjnych zapewniających poprawę stanu bezpieczeństwa i higieny pracy,
24) udział w ocenie założeń i dokumentacji dotyczących modernizacji zakładu pracy albo jego części, a także nowych inwestycji, oraz zgłaszanie wniosków dotyczących uwzględnienia wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy w tych założeniach i dokumentacji,
25) udział w przekazywaniu do użytkowania nowo budowanych lub przebudowywanych obiektów budowlanych albo ich części, w których przewiduje się pomieszczenia pracy, oraz urządzeń mających wpływ na warunki pracy i bezpieczeństwo pracowników,
26) przedstawianie pracodawcy wniosków dotyczących zachowania wymagań ergonomii na stanowiskach pracy,
27) udział w opracowywaniu zakładowych układów zbiorowych pracy, wewnętrznych zarządzeń, regulaminów i instrukcji ogólnych dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy oraz w ustalaniu zadań osób kierujących pracownikami w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
28) opiniowanie szczegółowych instrukcji dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy na poszczególnych stanowiskach pracy,
29) udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz w opracowywaniu wniosków wynikających z badania przyczyn i okoliczności tych wypadków oraz zachorowań na choroby zawodowe, a także kontrola realizacji tych wniosków,
30) prowadzenie rejestrów, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby, a także przechowywanie wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy,
31) doradztwo w zakresie przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,
32) udział w dokonywaniu oceny ryzyka zawodowego, które wiąże się z wykonywaną pracą,
33) doradztwo w zakresie organizacji i metod pracy na stanowiskach pracy, na których występują czynniki niebezpieczne, szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe, oraz doboru najwłaściwszych środków ochrony zbiorowej i indywidualnej,
34) współpraca z właściwymi komórkami organizacyjnymi lub osobami, w szczególności w zakresie organizowania i zapewnienia odpowiedniego poziomu szkoleń w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zapewnienia właściwej adaptacji zawodowej nowo zatrudnionych pracowników,
35) współpraca z laboratoriami upoważnionymi, zgodnie z odrębnymi przepisami, do dokonywania badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia lub warunków uciążliwych, występujących w środowisku pracy, w zakresie organizowania tych badań i pomiarów oraz sposobów ochrony pracowników przed tymi czynnikami lub warunkami,
36) współpraca z laboratoriami i innymi jednostkami zajmującymi się pomiarami stanu środowiska naturalnego, działającymi w systemie państwowego monitoringu środowiska, określonego w odrębnego przepisach,
37) współdziałanie z lekarzem sprawującym profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami, a w szczególności przy organizowaniu okresowych badań lekarskich pracowników,
38) uczestniczenie w pracach, powołanej przez pracodawcę, komisji bezpieczeństwa i higieny pracy oraz w innych zakładowych komisjach zajmujących się problematyką bezpieczeństwa i higieny pracy, w tym zapobieganiem chorobom zawodowym i wypadkom przy pracy,
39) inicjowanie i rozwijanie na terenie zakładu pracy różnych form popularyzacji problematyki bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii.
40) współdziałanie ze społeczną inspekcją pracy oraz z zakładowymi organizacjami związkowymi przy:
a) podejmowaniu przez nie działań mających na celu przestrzeganie przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, w trybie i w zakresie ustalonym w odrębnych przepisach,
b) podejmowanych przez pracodawcę przedsięwzięciach mających na celu poprawę warunków pracy.
§5
Do zakresu działania Działu Finansowego należy w szczególności :
1) przygotowywanie projektu planu finansowego DPS,
2) realizowanie budżetu powiatu w części dotyczącej DPS,
3) prowadzenie sprawozdawczości budżetowej zgodnie z obowiązującymi przepisami,
4) naliczanie i wypłacanie wynagrodzeń pracownikom DPS,
5) prowadzenie ewidencji zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
6) analiza wykorzystania środków finansowych będących w dyspozycji DPS,
7) opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych dotyczących prowadzenia rachunkowości i finansów publicznych,
8) organizacja i nadzór nad przeprowadzeniem inwentaryzacji majątku DPS,
9) prowadzenie rachunkowości DPS, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
10) prowadzenie gospodarki finansowej, zgodnie z obowiązującymi zasadami,
11) realizowanie innych zadań zastrzeżonych w przepisach prawa dla głównych księgowych jednostek budżetowych,
12) prowadzenie i rozliczanie kosztów pobytu Mieszkanek w DPS.
13) obsługa finansowo - księgowa DPS.
§6
Do zakresu działania stanowiska do spraw Kadr i Zamówień Publicznych należy w szczególności :
1) przygotowywanie projektów umów cywilno-prawnych, których stroną jest DPS,
2) przygotowywanie projektów wewnętrznych aktów prawnych i w razie potrzeby współdziałanie w tym zakresie z zainteresowanymi komórkami organizacyjnymi DPS,
3) prowadzenie spraw związanych z realizacją przez DPS zamówień publicznych,
4) współdziałanie z radcą prawnym w zakresie realizacji zadań, o których mowa w pkt 1-3,
5) prowadzenie ewidencji i sprawozdawczości z zakresu udzielonych zamówień publicznych,
6) prowadzenie całości spraw związanych z aktami osobowymi, rozliczaniem czasu pracy, przyjmowaniem nowych pracowników, jak również współpraca z Działem Finansowym w dziedzinie naliczania elementów wynagrodzenia,
7) sporządzanie, wydawanie i przyjmowanie legitymacji służbowych,
8) organizowanie szkoleń dla pracowników,
9) przygotowywanie decyzji o ukaraniu bądź wyróżnieniu pracowników,
10) prowadzenie administracji personalnej i porad z dziedziny prawa pracy.
§7
Do zakresu działania Radcy Prawnego należy w szczególności :
1) udzielanie porad i konsultacji prawnych oraz sporządzanie opinii prawnych,
2) udzielanie wyjaśnień z zakresu stosowania prawa,
3) opiniowanie :
a) wewnętrznych aktów prawnych;
b) spraw indywidualnych, skomplikowanych pod względem prawnym;
c) umów długoterminowych, nietypowych lub dotyczących przedmiotów o znacznej wartości;
d) rozwiązania z pracownikiem stosunku pracy bez wypowiedzenia;
e) odmowy uznania zgłoszonych roszczeń;
f) spraw związanych z postępowaniem przed organami orzekającymi;
g) zawarcia i rozwiązania umowy z kontrahentem zagranicznym;
h) zawarcia ugody w sprawach majątkowych;
i) umorzenia wierzytelności.
4) informowanie o zmianach w obowiązującym stanie prawnym w zakresie działalności DPS,
5) informowanie o uchybieniach w działalności DPS w zakresie przestrzegania prawa i skutkach tych uchybień,
6) uczestniczenie w prowadzonych przez DPS rokowaniach, których celem jest nawiązanie, zmiana lub rozwiązanie stosunku prawnego, a zwłaszcza umów, o których mowa w pkt. 3 litera c,
7) sprawowanie nadzoru nad funkcjonowaniem obsługi prawnej DPS,
8) nadzór prawny nad egzekucją należności DPS,
9) występowanie w charakterze pełnomocnika DPS w postępowaniu sądowym, administracyjnym oraz przed innymi organami orzekającymi.
§8
Do zakresu działania Kapelana należy w szczególności :
1) utrzymywanie bezpośredniego kontaktu duszpasterskiego z Mieszkankami,
2) prowadzenie nabożeństw i wykonywanie innych praktyk religijnych,
3) udział w pogrzebie Mieszkanek.
Przepisy końcowe
§9
1. Ilekroć w zarządzeniach wydanych po dniu 03.02.2006r. jest mowa o Działach DPS lub komórkach organizacyjnych należy przez to rozumieć odpowiednie Działy lub komórki organizacyjne określone na podstawie Regulaminu Organizacyjnego Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach wprowadzonego Uchwałą Nr 311/06 Zarządu Powiatu w Mogilnie z dnia 3 lutego 2006r.
2. Zarządzenia i pisma okólne, o których mowa w ust. 1 zachowują moc w zakresie, w jakim nie są sprzeczne z niniejszym zarządzeniem.
3. W związku ze zmianą struktury organizacyjnej w wewnętrznych aktach prawnych obowiązujących w DPS dotychczasowe uprawnienia i obowiązki przewidziane dla :
1) Kierownika Działu Organizacyjno-Terapeutycznego i Usług Opiekuńczych (TO) przejmuje odpowiednio Zastępca Dyrektora (ZD);
2) Z-cy Kierownika Działu Organizacyjno-Terapeutycznego i Usług Opiekuńczych ds. Terapeutyczno-Opiekuńczych przejmuje odpowiednio Kierownik Działu Terapeutyczno-Opiekuńczego;
3) Z-cy Kierownika Działu Organizacyjno-Terapeutycznego i Usług Opiekuńczych ds. Organizacji i Żywienia przejmuje odpowiednio Kierownik Działu Organizacji i Żywienia;
4. W związku ze zmianą struktury organizacyjnej w wewnętrznych aktach prawnych obowiązujących w DPS gdy jest mowa o:
1) Dziale Organizacyjno-Terapeutycznym i Usług Opiekuńczych należy rozumieć Zastępcę Dyrektora;
2) Dziale Organizacyjno-Terapeutycznym i Usług Opiekuńczych ds. Terapeutyczno-Opiekuńczych należy rozumieć Dział Terapeutyczno-Opiekuńczy;
3) Dziale Organizacyjno-Terapeutycznym i Usług Opiekuńczych ds. Organizacji i Żywienia należy rozumieć Dział Organizacji i Żywienia.
5. Do dnia 30.09.2009r. dopuszcza się jednoczesne stosowanie nazw stanowisk, działów czy komórek organizacyjnych wprowadzonych niniejszym zarządzeniem oraz tych o których mówi Zarządzenie Nr 35/07 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach z dnia 9 października 2007r. w sprawie struktury wewnętrznej komórek organizacyjnych Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach oraz szczegółowego zakresu ich działania.
§10
1. Traci moc Zarządzenie Nr 35/07 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach z dnia 9 października 2007r. w sprawie struktury wewnętrznej komórek organizacyjnych Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach oraz szczegółowego zakresu ich działania.
2. Zarządzenie niniejsze wchodzi w życie z dniem 01.07.2009r.