Zarządzenie nr 27/10
Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach
z dnia 31 grudnia 2010 r
w sprawie zapewnienia funkcjonowania systemu kontroli zarządczej
w Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach
Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych ( Dz. U. 157, poz. 1240, z 2010 r., nr 28, poz. 146, nr 96, poz. 620, nr 123, poz. 835, nr 152, poz. 1020 ) oraz § 18 Regulaminu Organizacyjnego Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach, stanowiącego załącznik do Uchwały Nr 311/06 Zarządu Powiatu w Mogilnie z dnia 3 lutego 2006r.
zarządza się, co następuje :
§ 1
- Kontrola zarządcza stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy we wszystkich aspektach funkcjonowania jednostki.
- Kontrola zarządcza obejmuje:
a) prowadzenie działań zgodnie z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,
b) zapewnienie wiarygodności sprawozdań,
c) prowadzenie skutecznych i efektywnych działań,
d) ochronę zasobów oraz stosowanie fizycznych środków kontroli nad majątkiem,
e) przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania,
f) odpowiedni przydział zadań dla pracowników stosownie do posiadanych przez nich zakresów czynności, ich kwalifikacji i cech osobistych,
g) bieżące aktualizowanie zakresów czynności pracowników i upoważnień,
h) rozdzielenie funkcji decyzyjnych, kontrolnych i operacyjnych,
i) zapewnienie efektywności i skuteczności przepływu informacji,
j) monitoring działań,
k) zarządzanie ryzykiem.
- Kierownicy komórek organizacyjnych Domu Pomocy Społecznej zapewniają skuteczność kontroli zarządczej poprzez realizację ustalonych procedur, zasad etycznych, mechanizmów organizacyjnych oraz system zarządzania ryzykiem, o których mowa w § 1 ust. 2 z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej oraz ogólnie obowiązujących przepisów prawa.
- Zobowiązuje się wszystkich kierowników komórek organizacyjnych Domu Pomocy Społecznej do zapewnienia i przestrzegania kontroli zarządczej, w tym zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy we wszystkich procesach zachodzących w jednostce.
§ 2
System kontroli zarządczej jest to zintegrowany zbiór elementów i czynności kontrolnych, obejmujących :
1) samokontrolę – przez którą należy rozumieć kontrolę własnej pracy przez każdego pracownika,
2) kontrolę funkcjonalną – przez co należy rozumieć kontrolę wykonywaną przez pracowników w ramach powierzonych im obowiązków pracowniczych oraz kontrolę wykonywaną w ramach nadzoru przez osoby pełniące funkcje kierownicze,
3) kontrolę instytucjonalną – przez co należy rozumieć kontrolę wykonywaną w szczególności przez RIO, NIK, Wydział Polityki Społecznej Kujawsko – Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego, Sąd Rejonowy, Urząd Skarbowy, ZUS, Inspekcje Sanitarną, Wydział Finansowy Starostwa Powiatowego oraz kontrolę wewnętrzną.
§ 3
Przedmiotem kontroli jest ocena stanu faktycznego na podstawie następujących kryteriów :
1) legalności ( zgodności z prawem ) – polega na badaniu, czy działalność jednostki prowadzona jest zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,
2) rzetelności ( zgodności dokumentacji ze stanem faktycznym ) – wymaga ustalenia, czy wszystkie operacje gospodarcze są właściwie udokumentowane, czy dowody księgowe, będące podstawą zapisu w księgach rachunkowych są opisywane w sposób umożliwiający identyfikację zadania i zostały sprawdzone przed ich zaksięgowaniem przez odpowiednie służby oraz czy stosowane w Domu Pomocy Społecznej zasady rachunkowości zapewniają rzetelne, jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej,
3) celowości – polega na badaniu, czy działalność Domu Pomocy Społecznej jest zgodna z przyjętymi celami, wynikającymi z zatwierdzonych planów działalności,
4) gospodarności – pozwala ocenić, czy zadania Domu Pomocy Społecznej realizowane są oszczędnie, wydajnie i efektywnie, obowiązuje tu zasada maksymalizacji efektów z poniesionych nakładów finansowych z równoczesną ich minimalizacją w sposób umożliwiający terminową realizację zadań oraz w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
§ 4
Procedury kontroli Domu Pomocy Społecznej zawarte są między innymi w :
- Regulaminie Organizacyjnym Domu Pomocy Społecznej, stanowiącym załącznik do Uchwały Nr 311/06 Zarządu Powiatu w Mogilnie z dnia 3 lutego 2006r
- Zarządzeniu Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach nr 11/04 z dnia 12.10.2004r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji Kancelaryjnej oraz Rzeczowego Wykazu Akt z późn. zm.
- Zarządzeniu Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach nr 4/05 z dnia 19.01.2005 r. w sprawie przyjęcia polityki rachunkowości,
- Zarządzeniu Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach nr 21/06 z dnia 24.04.2006 r. w sprawie trybu postępowania z depozytami wartościowymi Mieszkanek Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach z późn. zm
- Zarządzeniu Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach nr 54/06 z dnia 29.12.2006 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Komisji Przetargowej Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach
- Zarządzeniu Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach nr 41/2007 z dnia 15.11.2007 r. w sprawie przyjęcia regulaminu wewnętrznej kontroli finansowej
- Zarządzeniu Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach nr 49/07 z dnia 31.12.2007 r. w sprawie wprowadzenia polityki jakości z późn. zm.
- Zarządzeniu Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach nr 27/08 z dnia 8.07.2008 r. w sprawie wprowadzenia regulaminu zamówień publicznych o wartości poniżej 14.000 euro
- Zarządzeniu Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach nr 4/09 z dnia 19.03.2009r. w sprawie ustalenia regulaminu oceny kwalifikacyjnej pracowników Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach.
- Zarządzeniu Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach nr 11/09 z dnia 12.06.2009 r. w sprawie struktury wewnętrznej komórek organizacyjnych Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach oraz szczegółowego zakresu ich działania
- Zarządzeniu Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach nr 14/09 z dnia 12.06.2009r. w sprawie określenia zasad podpisywania pism i dokumentów oraz wzorów pieczęci używanych w Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach, a także zasad ich przechowywania z późn. zm.
- Zarządzeniu Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach nr 04/10 z dnia 15.03.2010 r. w sprawie wprowadzenia Kodeksu Etyki pracowników samorządowych zatrudnionych w Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach
§ 5
Kontrola finansowa jest elementem kontroli zarządczej i obejmuje :
1) zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków,
2) badanie i porównywanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobieranie i gromadzenie środków publicznych, zaciąganie zobowiązań finansowych i dokonywanie wydatków ze środków publicznych, udzielanie zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych
3) prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur kontroli.
§ 6
Zasady dokonywania wydatków :
1) wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokości ustalonej w planie finansowym
2) realizacja wydatków następuje zgodnie z przepisami ich dotyczącymi,
3) wydatków dokonuje się w sposób celowy i oszczędny; obowiązuje zasada uzyskiwania najlepszych efektów z poniesionych nakładów finansowych, które muszą jednak umożliwić terminową realizację zadań oraz być w wysokości wynikającej z wcześniej zaciągniętych zobowiązań,
4) zakupów dostaw, usług i robót budowlanych dokonuje się na zasadach określonych w przepisach ustawy Prawo zamówień publicznych,
5) przy realizacji zadań wieloetapowych ( wydatków wieloetapowych ), rozpoczęcie kolejnego etapu programu musi być poprzedzone wnikliwą analizą i oceną efektów uzyskanych w etapach poprzednich.
§ 7
W procedurach kontroli wydatków uczestniczą :
1) kierownicy komórek organizacyjnych, którzy odpowiadają za wewnętrzną kontrolę wydatków pod względem merytorycznym, zgodności z planem finansowym, przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, jak również obowiązującymi uregulowaniami wewnętrznymi wydanymi w formie zarządzeń,
2) pracownicy komórek merytorycznych, którzy odpowiadają za należyte przygotowanie i prowadzenie powierzonych spraw – zgodnie z obowiązującym prawem i szczegółowymi uregulowaniami wewnętrznymi, w tym kompletnością dokumentów i dowodów księgowych ich dotyczących
3) pracownicy pionu finansowo-księgowego, którzy odpowiadają za kontrolę dowodów finansowo-księgowych pod względem formalno-rachunkowym.
§ 8
Wstępna ocena celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków prowadzona jest od momentu zgłoszenia potrzeby wydatkowania środków publicznych w formie wniosku lub propozycji do momentu podjęcia stosownej decyzji przez Dyrektora Domu Pomocy Społecznej lub osobę upoważnioną. Jest ona dokonywana w ramach kontroli funkcjonalnej.
§ 9
Wstępna ocena celowości dokonania wydatków majątkowych dokonywana jest przez kierowników komórek merytorycznych i pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach pracy na etapie sporządzania projektu planu finansowego.
§ 10
Wstępna ocena wydatków związanych z bieżącym funkcjonowaniem Domu Pomocy Społecznej dokonywana jest przez Dyrektora oraz Głównego Księgowego i polega na ocenie :
1) czy wydatek mieści się w planie finansowym, w wysokości przewidywalnej do wydatkowania ( czy wydatkowanie tej kwoty nie spowoduje przekroczenia w ogólnym rozliczeniu planowanego limitu tych wydatków )
2) czy przeprowadzono analizę kosztów i potrzeb będących podstawą podjęcia decyzji o potrzebie poniesienia wydatków, a jej wyniki uzasadniają jego dokonanie.
§ 11
Wstępna ocena celowości planowanych zobowiązań i wydatków inwestycyjnych dokonywana jest przez Dyrektora oraz Głównego Księgowego Domu Pomocy Społecznej na etapie przygotowywania projektu planu finansowego.
§ 12
Negatywna ocena celowości zaciągnięcia zobowiązania powodującego konieczność wydatkowania środków publicznych stanowi przesłankę do jego niezaciągnięcia.
§ 13
Kontrola procesów pobierania i gromadzenia dochodów oznacza w szczególności kontrolę terminowości wpływu należności na rzecz Domu Pomocy Społecznej oraz podejmowanie niezbędnych czynności windykacyjnych.
§ 14
Kontrolę gospodarki składnikami majątkowymi przeprowadza się w szczególności poprzez okresowe inwentaryzowanie stanu aktywów i pasywów jednostki ( w terminach i na zasadach określonych w instrukcji inwentaryzacyjnej ). Obejmuje ona także wykonywaną przez Dyrektora Domu Pomocy Społecznej lub osobę przez niego upoważnioną doraźną kontrolę zabezpieczenia mienia przed zniszczeniem, uszkodzeniem i kradzieżą.
§ 15
Kontrola zarządcza opiera się również na ocenie projektów umów, porozumień i zarządzeń Dyrektora Domu Pomocy Społecznej pod względem formalno-prawnym, dokonywanej przez radcę prawnego.
§ 16
Zatwierdzenie przez Dyrektora Domu Pomocy Społecznej lub osobę przez niego upoważnioną wydatku może nastąpić po stwierdzeniu zachowania procedur określonych niniejszym zarządzeniem, jak również innymi , obowiązującymi w sprawie zarządzeniami, instrukcjami i regulaminami wewnętrznymi.
§ 17
Zobowiązuje się kierowników komórek organizacyjnych Domu Pomocy Społecznej do zapoznania podległych im pracowników z treścią niniejszego zarządzenia.
§ 18
Zarządzenie wchodzi z dniem podpisania.