ZARZĄDZENIE NR 39/07
z dnia 5 listopada 2007r.
DYREKTORA DOMU POMOCY SPOŁECZNEJ W SIEMIONKACH
zmieniające zarządzenie wewnętrzna w sprawie wprowadzenia Instrukcji Kancelaryjnej oraz Rzeczowego Wykazu Akt. 

         Na podstawie §18 Regulaminu Organizacyjnego Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach, stanowiącego załącznik do Uchwały Nr 311/06 Zarządu Powiatu w Mogilnie z dnia 3 lutego 2006r.

zarządza się, co następuje: 

 

§1.    W Zarządzeniu wewnętrznym Nr 11/04 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach z dnia 12 października 2004r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji Kancelaryjnej oraz Rzeczowego Wykazu Akt dokonuje się następujące zmiany:

1) Załącznik nr 1 do Zarządzenia wewnętrznego nr 11/04 z dnia 12 października 2004r. Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach otrzymuje następujące brzmienie:

 

„Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 39/07
   z dnia 5 listopada 2007r.
      Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach

 

 Instrukcja

w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych, obiegu dokumentów oraz archiwizowania akt w Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach.

 
I.                   Postanowienie wstępne

 § 1

1. Instrukcja ustala zasady wykonywania czynności kancelaryjnych w DPS Siemionki.

2. Postępowanie z dokumentami stanowiącymi tajemnicę państwową regulują odrębne

    przepisy.

§ 2

Użyte w instrukcji określenia oznaczają:

1. Dom – Dom Pomocy Społecznej w Siemionkach.

2. Komórka organizacyjna – wyodrębniony w strukturze organizacyjnej zespół pracowników

    powołanych do ustalonych zadań wraz z osobą będącą kierownikiem zespołu.

3. Aprobujący – osobę upoważnioną do wyrażania zgody na sposób załatwiania sprawy oraz

    do podpisywania pism (Dyrektor DPS).

4. Referent – pracownik załatwiający merytorycznie określoną sprawę.

5. Kancelaria – stanowisko pracy załatwiające sprawy obsługi kancelaryjnej (w DPS

    Siemionki – pracownik Działu Administracyjno-Gospodarczego)

6. Sprawa – zdarzenie lub stan rzeczy wymagającej podjęcia i wykonywania czynności

    urzędowych.

7. Akta sprawy – materiały (pisma, decyzje, notatki, plany, wypełnione formularze itp.)

    dotyczące tego samego zdarzenia , zawierające dane, które były, są lub mogą mieć istotne

    znaczenie przy załatwianiu sprawy.

8. Dokument – akt mający znaczenie dowodu, co do zdarzeń lub danych w nim zawartych.

9. Poprzedniki – akta sprawy poprzedzające ostatnie pismo otrzymane w danej sprawie

10. Załączniki – każda luźna kartka papieru zawierająca treść związaną z pismem   podstawowym (przewodnim)

11.Przesyłka – każdy oddzielnie zapieczętowany list, paczka itp.

12. Korespondencja – każde pismo wpływające do Domu i wychodzące z Domu

13. Pieczęć nagłówkowa – tłoczona pieczęć zawierająca nazwę Domu, adres, nr NIP, REGON,

    numer telefonu.

14. Pieczęć – pieczęć wpływu do podpisu

15. Teczka spraw – skoroszyt, segregator, teczka służąca do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt, ustalonych wykazem akt.

16. Wykaz akt – rzeczowa kwalifikacja akt powstających w toku działalności Domu.

17. Znak sprawy – zespół symboli oznaczający komórkę organizacyjną oraz przynależność sprawy do konkretnego działu rzeczowego akt (teczki) i numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw danej teczki.

18.Rejestr kancelaryjny – księga (kartoteka, wykaz) przeznaczona do rejestrowania pism wpływających lub wychodzących.

19. Punkt zatrzymania – każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności urzędowych związanych z załatwieniem sprawy.

 II                     Czynności kancelaryjne

§ 3

Do czynności kancelaryjnych zalicza się:

1. Przyjmowanie:

a) przesyłek doręczonych drogą pocztową

b) pism (podań) składanych bezpośrednio przez pracowników, Mieszkańców, osoby z zewnątrz, bądź składanych ustnie do protokołu.

c) notatek służbowych składanych przez pracowników Domu.

d) informacji otrzymanych inną drogą lub utrwalonych w innej formie

2. Sprawdzanie zawartości i rozdzielenie materiałów wymienionych w pkt. 1

3. Oznaczanie i rejestrowanie sprawy

4. Łączenie akt dotyczących tej samej sprawy

5. Czynności techniczne wykonywane w toku załatwiania spraw (sporządzanie brulionu i czystopisu odpowiedzi, utrwalenie treści nadanego lub przyjętego telefonogramu, telegramu)

6. Przygotowanie do wysłania i wysłanie (doręczenie) pism, decyzji i innych dokumentów

7. Przechowywanie akt dotyczących spraw w toku i spraw zakończonych a nie podlegających przekazaniu do archiwum zakładowego.

8. Uwierzytelnianie odpisów dokumentów, podpisów osób

9. Powielanie pism i innych materiałów

10. Udzielanie informacji interesantom oraz kierowanie ich do odpowiednich komórek organizacyjnych.

11. Prowadzenie składnicy akt.

§ 4

1. Czynności kancelaryjne określone w § 3 wykonuje Dział Sekretariat z wyłączeniem pkt.

2. Czynności w składnicy akt określone w § 3 pkt. 11 wykonuje pracownik Działu Finansowo – Księgowego

3. Składnica akt wchodzi w skład Działu Finansowo – Księgowego

III.      Przyjmowanie, kontrola i obieg korespondencji (przesyłek)

 

§ 5

1. Korespondencję przyjmuje kancelaria (sekretariat)

 

§ 6

1. Kancelaria dokonuje wstępnego podziału otrzymanej korespondencji adresowanej do:

a)      Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach

b)      Funkcyjnie lub funkcyjnie i imiennie do Dyrektora i innych pracowników, mającej cechy korespondencji służbowej

c)      Imiennie do osób wymienionych w pkt. 2 mającej cechy przesłanek osobistych (prywatnych)

d)     Imiennie zaadresowanych do Mieszkanek Domu

2. Kancelaria otwiera korespondencję z wyjątkiem:

a)      Przesyłek wymienionych w ust. 1 pkt. 1 i 2, dla których Dyrektor Domu ustalił odrębny tryb postępowania

b)      Korespondencji wymienionej w ust. 1 pkt. 3 i 4

c)      Oznaczonych klauzulą „poufne”

§ 7

1. Kancelaria po otwarciu korespondencji dokonuje jej kontroli z punktu widzenia:

-          właściwości skierowania do Domu

-          spełnienia wymogów formalnych (data, podpis)

2. Kancelaria:

   1. Sprawdza zgodność zawartości przesyłki z symbolami uwidocznionymi na kopertach oraz liczbę załączników, brak załączników wymienionych w piśmie odnotowuje na tym piśmie

   2. Zawiadamia niezwłocznie nadawcę, jeżeli w kopercie brak jest pisma, którego znak uwidoczniono na kopercie

   3. W ogólnej części pisma, np. obok adresu odciska pieczęć wpływu z datą otrzymania; przy korespondencji doręczonej bez otwierania kopert pieczęć wpływu odciska się na kopercie po stronie adresata.

Pieczęci wpływu nie odciska się na załącznikach, dokumentach, czasopismach, dziennikach urzędowych i innych nie wymagających załatwienia.

Liczbę załączników wpisuje się w odpowiednim miejscu pieczęci wpływu

   4. Pisma mylnie skierowane przesyła niezwłocznie do właściwego odbiorcy, zawiadamiając o tym nadawcę

   5. W razie stwierdzenia w przesyłce przedmiotów wartościowych (pieniądze, czeki) sporządza o tym adnotacje w obrębie pieczęci wpływu; sposób postępowania z tymi przedmiotami określa Dyrektor Domu.

   6. Opakowanie lub część opakowania pozwalające na zidentyfikowanie przesyłki dołącza się do korespondencji z nienaruszonym znaczkiem pocztowym:

a)      przy załatwianiu, których zachodzi potrzeba ustalenia daty stempla pocztowego, np. przy odwołaniach

b)      zawierającej załączniki bez pisma przewodniego lub załączniki niekompletne

c)      zawierającej dane nabywcy oraz datę pisma tylko na kopercie

d)     przy której występuje niezgodność zapisów na opakowaniu z jej zawartością

e)      mylnie skierowanej

f)       skargi i wniosków

g)      poleconej, ekspresowej, za potwierdzeniem odbioru, wartościowej

 IV       Przeglądanie i przydzielanie korespondencji

 

§ 8

1. Sekretariat przedstawia Dyrektorowi Domu:

1.      Korespondencję:

a)      adresowaną do Dyrektora

b)      dotyczącą ogólnej działalności Domu

2.      Skargi i wnioski

3.      Anonimy, doniesienia

4.      Ponaglenia i pisma interwencyjne

5.      Protokoły kontroli przeprowadzonych przez organy zewnętrzne, a także protokoły pokontrolne

6.      Zastrzeżoną przez Dyrektora

 

§ 9

Korespondencję nie wymienioną w § 8 przedstawia się kierownikom działów

 

§ 10

1. Dyrektor Domu (§ 8):

1.      zatrzymuje u siebie korespondencję, którą sam załatwia

2.      przydziela pozostałą korespondencję do załatwienia poszczególnym kierownikom działów lub pracownikom

2. Przeglądający korespondencję umieszcza na niej dyspozycje dotyczące sposobu lub terminu załatwienia sprawy

3.Przy przekazywaniu korespondencji można stosować typowe skróty:

-          p.m. (proszę mówić) – załatwiający korespondencję przed przystąpieniem załatwiania sprawy powinien ją omówić z Dyrektorem

-          p.r. (proszę referować) – po przygotowaniu projektu załatwienia sprawy należy ją omówić z Dyrektorem

-          m.a. (moja aprobata) – wydający dyspozycje zastrzega sobie prawa podpisania czystopisu załatwienia

-          a.a. (ad acta) – sprawę należy odłożyć do akt

 

§ 11

Sekretariat przejrzaną przez Dyrektora pocztę dzieli , zgodnie z zamieszczonymi dyspozycjami na:

1.      Sprawy podlegające załatwieniu przez Dyrektora

2.      Sprawy podlegające załatwieniu przez poszczególne komórki organizacyjne, które przekazuje tym komórkom

 

§ 12

1. Kierownicy działów przeglądają oraz załatwiają korespondencję:

1.      zadekretowaną przez Dyrektora

2.      adresowaną do nich imiennie

3.      zawierającą ponaglenia i interwencje

4.      wymagającą osobistego przyjęcia do wiadomości, zajęcia stanowiska lub wydania zaleceń, co do sposobu załatwienia

5.      zastrzeżoną dla siebie

2. Przejrzaną korespondencję kierownicy przydzielają odpowiednim pracownikom do załatwienia.

 

§ 13

W przypadku, gdy korespondencja dotyczy spraw wchodzących w zakres działalności różnych komórek organizacyjnych lub pracowników, przekazuje się ją komórce organizacyjnej lub pracownikowi, do którego należy załatwienie sprawy podstawowej

 V                     Wewnętrzny obieg akt

§ 14

1. Obieg akt między komórkami organizacyjnymi Domu powinien być bezpośredni; Pisma kieruje się do miejsca przeznaczenia z uwzględnieniem jedynie niezbędnych punktów zatrzymania.

2. Wewnętrzny obieg akt odbywa się za pokwitowaniem.

3. Za pokwitowaniem powinny być doręczane akta, co do których obowiązek szczególnej kontroli obiegu wynika z przepisów lub zostanie ustanowione przez dyrektora

 

 

§ 15

W Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach obowiązuje obowiązuje system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt.

 

§ 16

1. Wykaz akt określa klasyfikację zbiorów akt według ich rodzaju, treści i znaczenia łącząc w poszczególnych klasach akta dotyczące spraw jednorodnych tematycznie, polegających ze względu na ich znaczenie przechowywaniu przez taki sam okres.

2. Teczki przedmiotowe winny być zakładane według wykazu akt.

3. Wszelkie zmiany można wprowadzić wyłącznie z dniem 1 stycznia każdego roku

4. Wykaz akt określa zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 16 września 2002r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, kategorie akt wpływających do DPS oraz powstających w DPS:

   1) symbolem „A” oznacza się kategorie dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne. Materiałami archiwalnymi są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna, statystyczna, mapy, plany, fotografie, filmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe oraz inna dokumentacja bez względu na sposób jej wytwarzania mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych.

Materiały archiwalne przechowuje się w archiwach zakładowych przez 25 lat; po upływie tego okresu przekazuje się je do właściwego archiwum państwowego

   2) symbolem „B” oznacza się kategorię dokumentacji niearchiwalnej, z tym, że:

a)      symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorie dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brkowaniu

b)      symbolem „Bc” oznacza się kategorie dokumentacji posiadającej krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu przekazywana jest na makulaturę

c)      symbolem „BE” oznacza się dokumentację, która po upływie okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie; ekspertyzę przeprowadza właściwe archiwum państwowe

   3) Okres  przechowywania dokumentacji liczy się w pełnych latach kalendarzowych poczynając od końca tego roku, w którym sprawa została  ostatecznie załatwiona

   4) W przypadku konieczności łączenia w jednej teczce dokumentacji niearchiwalnej (kat. B) o różnych terminach przechowywania, co do ciągłości tej dokumentacji stosuje się najdłuższy okres przechowywania

 

§ 17

1. Dla każdej klasy wykazu akt nie podległych dalszemu podziałowi prowadzi się odrębną teczkę przedmiotową spraw, a wewnątrz teczki sprawy rejestruje się w spisie spraw

2. Nie prowadzi się spisu spraw dla akt, które na podstawie przepisów szczególnych lub na podstawie decyzji Dyrektora podlegają rejestracji według odrębnych przepisów

3. Dla każdej teczki przeznaczonej do przechowywania spraw prowadzi się spis spraw. Teczkę oznacza się symbolem i hasłem kwalifikacyjnym podanym w wykazie akt. Spisy spraw i teczki zakłada się oddzielnie na każdy rok w miarę wpływu spraw

 

§ 18

1. Wszystkie akta dotyczące jednej sprawy tworzą całość tak, aby wynikało z nich kiedy sprawa została wszczęta i kiedy zakończona

2. Rejestracja spraw polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do rejestru spraw. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza się je do akt sprawy w porządku chronologicznym

3. Pracownik, po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdza czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W obu przypadkach wpisuje się znak sprawy

4. Znakiem sprawy jest: symbol komórki organizacyjnej, symbol liczbowy według wykazu akt, kolejny numer zapisu w spisie spraw oraz dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawę wszczęto, np. DPS/A/07170/88/01

DPS – Dom Pomocy Społecznej

A – dział administracyjny

07170 – współdziałanie, kontakty

88 – nr kolejny

01 – rok 2001

5. Sprawy nie załatwione ostatecznie w danym roku załatwia się w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku

6. W przypadku konieczności wznowienia sprawy, która została ostatecznie załatwiona w roku poprzednim, przenosi się ją do spisu spraw bieżącego roku; w poprzednim spisie czyni się wzmiankę „przeniesiono...”

 

§ 19

Nie ewidencjonuje się:

-          dokumentów księgowych

-          gazet i czasopism

-          ogłoszeń, prospektów, ulotek itp. , jeżeli nie mają wartości dowodowej, trwałej wartości informacyjnej, szkoleniowej itp.

 

§ 20

1. Dla rejestracji spraw jednorodnych i masowo napływających zakłada się rejestry kancelaryjne

2. Rejestry mogą być wykorzystywane dla ewidencjonowania spraw przez kilka lat. Zapisy dotyczące spraw poszczególnych lat należy oddzielić nie zapisaną kartą. Numerację zapisów rozpoczyna się w każdym roku od numeru 1

3. Znak sprawy wpisanej do rejestru składa się z tych samych elementów, z których składa się znak sprawy wpisanej do spisu spraw. Kolejny numer zapisu w rejestrze jest numerem sprawy

 VI       Załatwianie spraw

§ 21

1. Sprawy załatwiane są w formie pisemnej. Ustne załatwianie sprawy może być zastosowane wtedy, gdy przemawia za tym interes strony, a przepisy nie stoją temu na przeszkodzie. Treść oraz motywy takiego załatwienia sprawy powinny być utrwalone w formie protokołu lub podpisanej przez strony adnotacji

2. Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się formę odręczną. Która jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu bezpośrednio na otrzymanym piśmie sposobu załatwienia. Pismo załatwione odręcznie wychodzi na zewnątrz w takiej formie, jaką mu nadała osoba załatwiająca sprawę (napisanie ręcznie, maszynowo, komputerowo)

3. Załatwienie sprawy drogą telefoniczną stosuje się w przypadkach pilnych, za zgodą Dyrektora. Notatkę z treścią informacji przechowuje się w aktach sprawy

§ 22

Z rozmów przeprowadzonych ze stronami sporządza się notatkę służbową, o ile dla tych czynności nie jest przewidziana forma protokołu. Notatkę dołącza się do akt sprawy.

 

§ 23

1. Referent załatwia sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnie

2. Referent opracowuje projekt pisma, które wraz z aktami sprawy przedstawia Dyrektorowi Domu do aprobaty. Aprobujący po sprawdzeniu prawidłowości i złożeniu podpisu zwraca brulion referentowi. Po sporządzeniu czystopisu przedstawia się go do podpisu. Po podpisaniu czystopisu przygotowuje się go do wysłania adresatowi; kopię pisma wpina się do akt sprawy

3. W sprawach nieskomplikowanych, których sposób załatwiania jest uzgodniony z Dyrektorem Domu, można mu przedstawić do podpisania czystopis bez konieczności uzyskania aprobaty

 

§ 24

Sprawy ostatecznie załatwione odnotowuje się w spisie spraw wpisując datę załatwienia sprawy oraz informację o sposobie jej załatwienia.

 

§ 25

1. Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym

2. Pismo powinno zawierać:

1)      Nazwę i adres Domu (nagłówek drukowany lub pieczęć nagłówkowa)

2)      Znak sprawy

3)      Powołanie się na znak pisma, którego odpowiedź dotyczy

4)      Datę

5)      Nazwę i adres odbiorcy

6)      Sposób załatwienia

7)      Tytuł służbowy oraz imię i nazwisko podpisującego

3.Pismo, w razie potrzeby, powinno również zawierać dalsze określenia:

1)      Nad adresem z prawej strony wskazówki dotyczące sposobu wysłania pisma np. „polecony”

2)      Pod treścią pisma z lewej strony podaje się ilość przesłanych załączników

3)      Jeżeli treść pisma ma być poza adresatem przekazana do wiadomości innym osobom lub instytucjom, adresy umieszcza się pod treścią pisma z lewej strony pod klauzulą: „otrzymują do wiadomości”

 

§ 26

1. Uprawniony do podpisywania pism wychodzących na zewnątrz jest wyłącznie Dyrektor Domu lub w razie jego nieobecności, osoba przez niego upoważniona

2. Podpis na maszynopisach umieszcza się w obrębie stosowanej pieczątki osoby podpisującej

3. Podpis powinien być pełny i wykonany atramentem lub długopisem

4. Osoba zatwierdzająca sprawę umieszcza swój podpis oraz datę sporządzenia na kopii pisma z lewej strony pod tekstem

 

§ 27

1. Pracownik przygotowujący przesyłkę:

1)      Sprawdza czy pisma są właściwie podpisane, opatrzone znakiem sprawy i datą oraz czy dołączono przewidziane załączniki

2)      Odnotowuje na kopii datę wysyłki

3)      Zwraca osobie załatwiającej sprawę kopię wysłanych pism

4)      Wpisuje przesyłki polecone do pocztowej książki nadawczej

5)      Wpisuje ilość wykorzystanych znaczków pocztowych (wartość) do ewidencji znaczków pocztowych

 

§ 28

Przy bezpośrednim doręczeniu niektórych pism adresaci kwitują odbiór na kopii pisma

 VII      Przechowywanie akt 

§ 29

1. Akta sprawy przechowuje się w komórkach organizacyjnych Domu oraz składnicy akt

2. W komórkach organizacyjnych przechowuje się akta spraw będących w bieżącym załatwieniu oraz spraw załatwionych w ciągu roku – przed przekazaniem ich do składnicy akt

 VIII    Przekazywanie akt do składnicy akt

 § 30

1. Dla przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych prowadzi się składnicę akt Domu

 

§ 31

1. Przekazywanie akt odbywa się po upływie dwóch lat przechowywania ich w komórkach organizacyjnych, licząc w latach kalendarzowych od daty ostatecznego załatwienia sprawy

2. Przechowywanie akt następuje na podstawie spisu zdawczo – odbiorczego, po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez osoby zdające ta akta

Uporządkowanie akt kat. B25 oznacza:

1)      Takie ułożenie akt wewnątrz teczek, aby sprawy następowały po sobie chronologicznie, poczynając od najwcześniejszej sprawy zgodnie z dołączonym spisem spraw

2)      Ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów itp. według symboli kwalifikacyjnych wykazu akt z opisaniem teczek na ich zewnętrznej stronie

3)      Wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych pism i akt kat. Bc

4)      Opisanie teczek według wzoru:

-          na środku u góry – Dom Pomocy Społecznej w Siemionkach

-          w prawym górnym rogu - oznaczenie kategorii archiwalnej

-          w lewym górnym rogu – symbol komórki organizacyjnej i symbol kwalifikujący według wykazu akt

-          na środku teczki, niżej – tytuł (bliższe określenie zawartości)

-          pod tytułem – ewentualny tom teczki oraz daty pierwszego i ostatniego pisma

5)      W odniesieniu do akt kat. B25 – przesznurowanie całości akt, ponumerowanie kolejnych stron ołówkiem i oznaczenie na zewnętrznej stronie okładki liczby stron zawartych w teczce, wyłącznie zbędnych egzemplarzy tych samych pism oraz części metalowych itp.

6)      Akta przekazuje się do składnicy akt na podstawie spisu zdawczo – odbiorczego, według wzoru stanowiącego ZAŁĄCZNIK NR 3 do instrukcji

a)      Spis akt kat. „B” sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden pozostaje w komórce zdającej, a dwa otrzymuje pracownik prowadzący składnicę akt Domu

b)      Spisy zdawczo – odbiorcze sporządza komórka organizacyjna zdająca akta. Spisy podpisują:

-          kierownik komórki zdającej

-          pracownik prowadzący składnicę akt

§ 32

1. Do akt przekazywanych do składnicy  akt dołącza się zbędne w pracy bieżącej rejestry, ewidencje i kartoteki

2. Akta spraw ostatecznie załatwionych, które będą nadal potrzebne, po dokonaniu formalności przekazania do składnicy akt, można wypożyczyć na czas, przez jaki będą one potrzebne.

 IX       Nadzór i kontrola czynności kancelaryjnych

§ 33

1. Kontrola czynności kancelaryjnych i biegu spraw należy do kierowników działów.

2. Obowiązki kierownika polegają przede wszystkim na sprawdzaniu prawidłowości:

a)      prowadzenia spisów spraw, rejestrów, oraz układu akt w teczkach

b)      załatwiania spraw

c)      obiegu akt ustalonego instrukcją

§ 34

Kierownicy komórek organizacyjnych inspirują ruch racjonalizatorski w zakresie organizacji i techniki pracy biurowej, przyjmują od pracowników wnioski usprawnione i nadają im właściwy bieg.”

 

2) Załącznik nr 2 do Zarządzenia wewnętrznego nr 11/04 z dnia 12 października 2004r. Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach otrzymuje następujące brzmienie:

 

„Załącznik nr 2 do Zarządzenia nr 39/07
   z dnia 5 listopada 2007r.
      Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach

                                                                                                                                       

 

WYCIĄG Z JEDNOLITEGO RZECZOWEGO WYKAZU AKT WRAZ Z DOKONANYMI UZUPEŁNIENIAMI SPOWODOWANYMI KONIECZNOŚCIĄ UJĘCIA WSZYSTKICH ZAGADNIEŃ WYSTĘPUJĄCYCH
W DOMACH POMOCY SPOŁECZNEJ

 

( Na podstawie:

1. Zarządzenia nr 32 Ministra – Szefa Urzędu Rady Ministrów z dnia 22.12.1990r. w sprawie ustalania jednolitego rzeczowego wykazu akt dla urzędników terenowych organów rządowej administracji ogólnej.

2. Zarządzenie nr 40 Prezesa Rady Ministrów z dnia 19.07.1990r. w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach gmin, związkach komunalnych i sejmikach samorządowych).

 

Symbole kwalifikacyjne		Hasła kwalifikacyjne	Kategorie archiwalne		UWAGI
III             IV			w jedn.               w  innych macierz.           jednostkach
1	2	3	4	5
00		ZARZĄDZENIE
0092		Narady pracowników własnej jednostki	B25
01		ORGANIZACJA
010		Przepisy prawne dot. Organizacji i zarządzania DPS	B10	Bc
011		Organizacja urzędów terenowych
0110		Statuty organizacyjne urzędu własnego	B25	Bc
0112		Regulaminy organizacyjne DPS	B25	Bc
0113		Podział czynności między pracowników	B5	Bc
0114		Upoważnienie, pełnomocnictwa	B10	Bc
0117		Nadzór Starostwa nad organizacją Domu Pomocy Społecznej	B10	Bc
0118		Współdziałanie z jednostkami penitencjarnymi	B5	Bc
0130		Akty normatywne własne      wewnętrzne	B25	Bc
0131		Pisma okólne	B25	Bc
0132		Polecenia służbowe	B5	Bc
012		Akty normatywne – Starostwo Powiatowe	B25	Bc
014		Plany, programy pracy, realizacja	B25	Bc
015		Metody pracy	BE5	Bc
0154		Analiza i ocena efektów wprowadzonych usprawnień i racjonalizacja metod pracy	B5	Bc
02		PROGNOZOWANIE, PLANOWANIE i SPRAWOZDAWCZOŚĆ, STATYSTYKA
020		Metodyka i organizacja prognozowania, planowania i sprawozdawczości statystycznej
0200		Opracowania zewnętrzne planów	B5	Bc
0201		Jadłospisy dekadowe, wykaz diet	B25	Bc
0202		Oceny, opinie, uwagi	B25	Bc
0203		Materiały pomocnicze	B5	Bc
0204		Dokumentacja dotycząca wprowadzenia systemu HACCP	B5	Bc
021		Planowanie i prognozowanie
0210		Własne plany roczne	B25
022		Sprawozdawczość
0220		Sprawozdania własne (starostwo budżetowe PEFRON )	B10	Bc
0222		Sprawozdania zbiorcze	B10	Bc
0223		Sprawozdania okresowe własne (PCPR)	B5	Bc
023		Statystyka
0230		Źródłowe materiały statystyczne	BE5	Bc
0231		Statystyczne opracowania końcowo-własne	B25	Bc
024		Analizy
0240		Analizy (kompleksowe i  problemowe) własne	B25	Bc
0242		Analizy zbiorcze	B25	Bc
0243		Analizy pomocnicze	B25	Bc
03		INFORMATYKA
030		Projektowanie i koordynowanie systemów i programów
0300		Organizacja projektowania i programowania	B5	Bc
05		OBSŁUGA PRAWNA, SKARGI I WNIOSKI
050		Przepisy prawne dot. obsługi   prawnej skarg i wniosków	B10	Bc
0511		Sprawy cywilne i w sądzie pracy	B10	Bc
053		Opinie prawne
054		Interpretacje prawne i spory kompetencyjne	B10
055		Skargi i wnioski
06		WYDAWNICTWA I    PUBLIKACJE
062		Dzienniki, czasopisma, ogłoszenia, wywiady
0620		Prenumerata dzienników i    czasopism	B2	Bc
0624		Wycinki prasowe dot. działalności DPS	B25	Bc
063 064		Kroniki i monografie własne Wystawy, pokazy, imprezy, prezentacje	B25
0640		Programy, scenariusze, materiały pomocnicze, księgi pamiątkowe	B25	Bc
0642		Udział w imprezach krajowych i zagranicznych	B25	Bc
065		Sponsoring	BE5
07		WSPÓŁDZIAŁANIE,    KONTAKTY
070		Przepisy prawne dot.     współdziałania i kontaktów	B10
071		Współdziałanie
0716		Koordynacje pracy, odprawy wewnętrzne jednostki		Bc
0717		Współdziałanie ze związkami zawodowymi, organizacjami społ., terenowymi organami administracji rządowej, organami samorządu terytorialnego, innymi urzędami, organizacjami, stowarzyszeniami	B5	Bc
0719		Współdziałanie wewnątrz jednostki    – sprawy różne	B5	Bc
072		Kontakty zagraniczne, współpraca z zagranicą	B25
08		BIUROWOŚĆ, ARCHIWUM ZAKŁADOWE
080		Przepisy prawne dot. biurowości, archiwów zakładowych	B10	Bc
081		Instrukcje, rejestry, regulaminy
0810		Instrukcje kancelaryjne	B25	Bc
0811		Rzeczowy wykaz akt	B25	Bc
0812		Rejestry kancelaryjne	B25	Bc
082		Składnica akt
0820		Wykaz spisów zdawczo -  odbiorczych	B25	Bc
0821		Spisy zdawczo – odbiorcze akt przekazanych do składnicy akt	B23	Bc
0823		Wypożyczanie akt z archiwum zakładowego	B2	Bc
0824		Protokoły brakowania akt i spisy     akt wybrakowanych	B25	Bc
085		Formularze i druki
0854		Druki ścisłego rozliczania i powszechnego użytku	B5	Bc
09		NADZÓR, KONTROLE,   BADANIA
090		Zasady i tryb postępowania w sprawach nadzoru, kontroli i badań	B10	Bc
0900		Książki kontroli	B5	Bc
0910		Kontrole, inspekcje, lustracje
0911		Kontrole wewnętrzne urzędu  własnego	B25	Bc
0912		Kontrole wewnętrzne	B5	Bc
10		KADRY – EWIDENCJA OSOBOWA
100		Zbiór przepisów prawnych dot.    pracy i płac oraz spraw osobowych	BE10	Bc
101		Praca, płace
1011		Taryfikatory kwalifikacyjne, siatki płac	B25	Bc
1012		Regulaminy pracy, czas pracy	B25	Bc
1013		Zasady nagradzania i premiowania	B25	Bc
102		Ewidencja osobowa własnych pracowników
1020		Akta osobowe pracowników	B50	Bc
1021		Pomoce ewidencyjne do akt osobowych	B50	Bc
1023		Sprawy wojskowe pracowników	B5	Bc
1024		Zaświadczenia o wynagrodzeniach	B5	Bc
1025		Zaświadczenia ZUS i US	B5	Bc
1026		Podanie o prace	B5	Bc
1027		Nabór na wolne stanowiska urzędnicze	B5	Bc
1030		Ochrona danych osobowych	B5	Bc
11		ZATRUDNIENIE I WYNAGRODZENIE PRACOWNIKÓW
110		Przepisy prawne dot. zatrudnienia i wynagrodzenia	B10	Bc
111		Zatrudnianie i zwalnianie pracowników
1111		Zatrudnianie i zwalnianie pracowników	B5	Bc
1113		Zatrudnianie i zwalnianie pracowników młodocianych	B5	Bc
1114		Zatrudnianie w godzinach nadliczbowych	B5	Bc
1115		Praktyki, praktykanci, staże	B5	Bc
1116                       1117		Wykaz etatów Prace interwencyjne	B5	Bc
1118		Roboty publiczne	B5	Bc
1119		Wolontariat	B5	Bc
112		Nagradzanie i awansowanie pracowników
1120		Nagradzanie pracowników	B5	Bc
1121		Awansowanie pracowników	B5	Bc
1122		Nagrody jubileuszowe	B5	Bc
1123		Dyplomy, listy, podziękowania	B5	Bc
1124		Opinie o pracownikach	B5	Bc
1125		Oceny kwalifikacyjne pracowników	B25	Bc
115		Prace dodatkowe pracowników
1151		Prace zlecone	B5	Bc
1152		Umowy o dzieło, umowy zlecenie, umowy różne	B5	Bc
12		SZKOLENIE PRACOWNIKÓW
120		Przepisy prawne dot. szkolenia pracowników
121		Ośrodki doskonalenia kadr pracowniczych
1212		Koszty szkolenia, rozliczenia, zwolnienia od kosztów	B5	Bc
1215		Dokumentacja, szkolenia    zewnętrzne	B10	Bc
1216		Szkolenia wewnętrzne	B5	Bc
1217		Szkolenia HACCP	B5	Bc
122		Formy i metody szkolenia
1220		Plany i programy szkolenia pracowników oraz ich realizacja	B25	Bc
1222		Kursy	B3	Bc
1226		Praktyki szkoleniowe	B3	Bc
1227		Samokształcenie, dokształcanie	B3	Bc
123		Uczestnicy szkolenia
1231		Dobór kadr do szkolenia	B3	Bc
1234		Protokoły z egzaminów i    świadectwa nauki	B50	Bc
13		DYSCYPLINA PRACY,     URLOPY, KARY
130		Przepisy prawne dot. dyscypliny  pracy, urlopów, karania   pracowników	BE10	Bc
131		Dyscyplina pracy
1310		Listy obecności pracowników	B3	Bc
1311		Absencja chorobowa	B6	Bc
1313		Ewidencja delegacji służbowych	B3	Bc
1314		Zachowanie tajemnicy państwowej     i służbowej	B10	Bc
132		Urlopy pracownicze
1320		Plany i wykorzystanie urlopów wypoczynkowych	B3	Bc
1321		Urlopu okolicznościowe	B3	Bc
1322		Urlopy macierzyńskie i  wychowawcze	B3	Bc
1323		Urlopy bezpłatne	B3	Bc
1324		Karty urlopowe	B3	Bc
1325		Karty czasu pracy	B5	Bc
1326		Praca w godzinach nadliczbowych	B5	Bc
1327		Ewidencja – urlopy	B5	Bc
1328		Wysługa lat	B5	Bc
133		Kary porządkowe i dyscyplinarne
1330		Upomnienie – odwołania	B5	Bc
1331		Komisje dyscyplinarne	B5	Bc
1332		Zacieranie nałożonych kar	B5	Bc
1333		Zawieszanie pracowników w czynnościach	B5	Bc
134		Postępowanie dyscyplinarne	BE5	Bc
14		SPRAWY SOCJALNO -      BYTOWE PRACOWNIKÓW
140		Przepisy prawne dot. spraw   bytowych pracowników	BE10	Bc
1413		Dojazdy do pracy – dopłaty do biletów	B3	Bc
142		Opieka zdrowotna
1422		Zasiłki chorobowe, wynagrodzenia   za czas choroby, macierzyństwo	B5	Bc
1423		Zasiłki połogowe, pogrzebowe, losowe, rodzinne, pielęgnacyjne	B5	Bc
1424		Ewidencje wypłat zasiłków rodzinnych	B5	Bc
1425		Opieka nad emerytami, rencistami	B3	Bc
1426		Opieka nad dziećmi pracowników	B3	Bc
143		Wypoczynek pracowników i ich rodzin
144		Fundusz socjalny
1440		Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych	B5	Bc
15		EMERYTURY, RENTY, UBEZPIECZENIA
150		Przepisy prawne, emerytalno – rentowe i ubezpieczeniowe	B10	Bc
151		Emerytury i renty
1510		Ewidencja emerytów i rencistów	B10	Bc
152		Ubezpieczenia społeczne
1520		Składki ubezpieczeń społecznych        ( RCA, RSA )	B5	Bc
1521		Zbiorowe ubezpieczenia  pracowników	B10	Bc
1522		Legitymacje ubezpieczeniowe pracowników	B5	Bc
1523		Legitymacje ubezpieczeń rodzin pracowników	B5	Bc
1524		Kapitał początkowy	B25	Bc
16		BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY
160		Przepisy prawne dot.    bezpieczeństwa i higieny pracy	BE10	Bc
1610		Przeglądy i kontrole stanu bezpieczeństwa i higieny pracy	B25	Bc
1612		Analizy i oceny stanu   bezpieczeństwa i higieny pracy	B25	Bc
162		Środki ochronne
1620		Odzież ochronna i sprzęt ochrony osobistej	B5	Bc
1622		Środki utrzymania czystości	B5	Bc
163		Wypadki przy pracy	B10		Wypadki śmiertelne B25
1634		Badania okresowe pracowników
20		ŚRODKI RZECZOWE, ADMINISTRACJA NIERUCHOMOŚCI
203		Dokumentacja techniczna DPS	B50		Liczona od    daty rozbiórki budynku
204		Ochrona przeciwpożarowa w nieruchomościach własnych	B5	Bc
21		GOSPODARKA ŚRODKAMI RUCHOMYMI
210		Zaopatrzenie w materiały i pomoce biurowe
2101		Magazynowanie i użytkowanie ruchomości, materiałów, narzędzi i pomocy biurowych	B6	Bc
2102		Likwidacja ruchomości, materiałów                   i odzieży	B6	Bc
2103		Likwidacja środków trwałych	B6	Bc
213		Gospodarka materiałowa i narzędziowa
2133		Zlecenia wydania z magazynu	B6	Bc
2134		Współdziałanie z firmą świadczącą usługi pralnicze	B5	Bc
2135		Wypożyczanie mienia	B6	Bc
214		Inwentaryzacja
2140		Inwentaryzacja w DPS	B5	Bc
2141		Formularze inwentaryzacyjne (spisy i protokoły)	B5	Bc
2142		Komisje inwentaryzacyjne własne	B5	Bc
22		INWESTYCJE I REMONTY
220		Przepisy prawne dot. inwestycji i remontów	B10	Bc
221		Przygotowanie inwestycji i   remontów
2211		Odpłatność za pobyt mieszkanek w DPS	B10	Bc
2212		Karty urlopowe Mieszkanek	B10	Bc
2213		Plany inwestycyjne i remontowe     dot. remontów kapitalnych	B25	Bc
2223		Protokoły odbioru, rozliczenia	B10	Bc
23		TRANSPORT
230		Przepisy prawne dot. transportu	B10	Bc
231		Zakup i ewidencja środków  transportu
2310		Zakup środków transportu	B10	Bc
2311		Ewidencja własnych środków transportu	B10	Bc
232		Eksploatacja środków transportu
2320		Przebiegi samochodów służbowych	B6	Bc
2322		Remonty kapitalne pojazdów	B6	Bc
2323		Remonty bieżące pojazdów	B6	Bc
2325		Paliwo	B6	Bc
2326		Zezwolenia na prowadzenie służbowych samochodów	B6	Bc
2328		Karty drogowe	B6	Bc
30		PLANOWANIE I WYKONANIE BUDŻETU
300		Przepisy prawne dot. planowania budżetowego	BE10	Bc
301		Budżet DPS
3010		Opracowania i materiały dot. projektowania budżetów	B5	Bc
3012		Plany finansowe jednostek budżetowych, zmiany i realizacja	BE5	Bc
304		Plany finansowania inwestycji i remontów
3040		Plany realizowania inwestycji własnych i ich realizacja	B10	Bc
3042		Finansowanie remontów własnych	B6	Bc
305		Fundusze specjalne, pożyczki,   dotacje
3050		Ewidencja funduszy specjalnych i celowych	B6	Bc
3052		Dotacje	B6	Bc
3053		Wykorzystanie dotacji przez Domy Pomocy Społecznej	B6	Bc
31		RACHUNKOWOŚĆ, KSIĘGOWOŚĆ, OBSŁUGA KASOWA
310		Przepisy prawne dot.      rachunkowości, księgowości i    obsługi kasowej	B10	Bc
312		Księgowość budżetowo -      finansowa
3120		Dokumentacja księgowa    księgowości budżetowej	B6	Bc
3121		Dowody księgowe księgowości budżetowej	B6	Bc
3122		Dokumentacja księgowa inwestycji	B6	Bc	Liczona od zakończenia odbioru i  rozlicz. inwest.
3123		Dowody księgowe inwestycji	B6	Bc
3124		Karta wydatków	B6	Bc
3125		Karta dochodów	B6	Bc
314		Płace, delegacje służbowe	B6	Bc
3140		Dokumentacja służąca       sporządzaniu listy płac	B6	Bc
3141		Listy płac	B50	Bc
3142		Karta wynagrodzeń	B50	Bc
3143		Karty wynagrodzeń pracownika – Urząd Skarbowy	B50	Bc
3144		Rozliczenia delegacji służbowych	B6	Bc
3145		Deklaracje podatkowe PIT	B6	Bc
3146		Informacje PIT-11, PIT-8, PIT-40	B6	Bc
3147		Oświadczenie PIT-2	B12	Bc
3148		Potrącenia od wynagrodzeń pracowniczych	B6	Bc
315		Obsługa kasowa	B6	Bc
3150		Dokumentacja kasowa	B6	Bc
3151		Raporty kasowe – kopie	B6	Bc
3152		Stawka żywieniowa	B5	Bc
3153		Współdziałanie z macierzystym bankiem - BS	B6	Bc
3154		Zastępcza służba wojskowa	B6	Bc
3155		Dowody kasowe	B6	Bc
3156		Pracownicza kasa zapomogowo – pożyczkowa	B6	Bc
3157		Miesięczny koszt utrzymania Mieszkanek	B5	Bc
316		Nadzór nad rachunkowością, dokumentacją i obsługą kasową	B6
34		ZAMÓWIENIA PUBLICZNE, PRZETARGI, OFERTY
340		Przepisy prawne dot. zamówień i przetargów	BE10	Bc
3400		Opinie prawne w zakresie     zamówień publicznych, wybane   akty, orzeczenia , inne	B10	Bc
341		Kryteria oceny ofert	BE5	Bc
3417		Współdziałanie z wykonawcami w związku z: prawem zamówień publicznych, zawartymi umowami, SIWZ	B10	Bc
342		Zamówienia publiczne
3420		Dokumentacja zamówień  publicznych – ogólna dla trybów przewidzianych prawem zamówień publicznych	B5	Bc
3421		Wybór oferty	B5	Bc
343		Przetargi
3430		Powoływanie komisji	B5	Bc
3431		Wybór oferty	B5	Bc
344		Konkurs ofert i rozstrzygnięcia	B5	Bc
345		Rejestry zamówień publicznych, odwołań i protestów	B5	Bc
3455		Rejestr zamówień publicznych	B10	Bc
346		Rozpoznania cenowe	B5	Bc
80		OPIEKA ZDROWOTNA
800		Przepisy prawne dot. ochrony   zdrowia
8001		Historie choroby i zeszyty internistyczne	B20
8002		Kartoteki indywidualnego zużycia leków, zestawienia zużycia leków	B10	Bc
8003		Zeszyty szczepień	B10	Bc
8004		Książka zabiegowa i karty      zabiegowe	B10	Bc
8005		Raporty pielęgniarskie	B10	Bc
8006		Dzienne plany pracy	B10	Bc
8007		Raporty realizacji dziennego planu pracy	B10	Bc
8008		Indywidualne karty rozchodu leków	B10	Bc
8009		Miesięczna karta zabiegowa zajęć rehabilitacyjnych	B5	Bc
8011
8020		Raport dzienny pracy psychologa	B10	Bc
8021		Karta obserwacji i wskazań psychologicznych	B5	Bc
8022		Teczka szkoleń i grup terapeutycznych psychologa	B5	Bc
8023		Notatki z rozmów psychologa	B5	Bc
8030		Miesięczna karta rehabilitacji	B5	Bc
82		ZDROWIE, POMOC     SPOŁECZNA, OSOBY NIEPEŁNOSPRAWNE
820		Przepisy prawne dot. pomocy społecznej oraz procedury i osób niepełnosprawnych	B5	Bc
8200		Organizacje i zrzeszenia na rzecz  osób niepełnosprawnych	B5	Bc
8201		Akta osobowe mieszkanek DPS	BE10	Bc
8202		Książki depozytowe	B5	Bc
8203		Książki i listy odpłatności za pobyt	B6	Bc
8204		Rejestr osób oczekujących	B5	Bc
8205		Sprawy spadkowe	B25	Bc
8206		Książka meldunkowa	B25	Bc
8207		Rejestr zgonów	B5	Bc
8208		Ewidencja dowodów osobistych	B5	Bc
8209		Indywidualny plan wsparcia Mieszkanek	B10	Bc
8210		Zespół terapeutyczno – opiekuńczy, sprawozdania”	B5	Bc
	8211	Ubezpieczenie indywidualne Mieszkanek DPS	B25	Bc

 

§2.    Pozostałe postanowienia Zarządzenia wewnętrznego nr 11/04 pozostają bez zmian.

§3.    Zarządzenie wchodzi z dniem podjęcia.

 

Zarządzenie wewnętrzne nr 11/04 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Siemionkach z dnia 12.10.2004 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji kancelaryjnej i Rzeczowego Wykazu Akt.